BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian kepribadian

                Pengertian kepribadian adalah ciri – ciri watak seseorang individu yang konsisten, yang memberikan kepadanya suatu identitas sebagai individu yang khusus, yang dimaksudkan adalah bahwa orang tersebut mempunyai beberapa ciri watak yang diperlihatkan secara lahir, konsisten dan konskuen dalam tingkah lakunya sehingga tampak bahwa individu tersebut memiliki identitas khusus yang berada dari individu – individu. ( Koetjaraningrat, 1985:102).

Pengertian kepribadian menurut para ahli sebagai berikut :

1.      Menurut Yinger kepribadian adalah keseluruhan perilaku dari seorang individu dengan system kecenderungan tertentu yang berinteraksi dengan serangkaian instruksi.

2.      Menurut M.A.W Bouwer kepribadian adalah corak tingkah laku social yang meliputi corak kekuatan, dorongan, keinginan, opini dan sikap-sikap seseorang.

3.      Menurut Cuber kepribadian adalah gabungan keseluruhan dari sifat-sifat yang tampak dan dapat dilihat oleh seseorang.

4.      Menurut Theodore R. Newcombe kepribadian adalah organisasi sikap-sikap yang dimiliki seseorang sebagai latar belakang terhadap perilaku.

5.      Menurut Horton Kepribadian adalah keseluruhan sikap, perasaan, ekspresi dan temparmen seseorang. Sikap perasaan ekspresi dan tempramen itu akan terwujud dalam tindakan seseorang jika di hadapan pada situasi tertentu. Setiap orang mempunyai kecenderungan prilaku yang baku, atau pola dan konsisten, sehingga menjadi ciri khas pribadinya.

6.      Menurut Schever Dan Lamm  mendefinisikan kepribadian sebagai keseluruhan pola sikap, kebutuhan, ciri-ciri kas dan prilaku seseorang. Pola berarti sesuatu yang sudah menjadi standar atu baku, sehingga kalau di katakan pola sikap, maka sikap itu sudah baku berlaku terus menerus secara konsisten dalam menghadapai situasi yang di hadapi.

7.      Menurut Roucek dan Warren Kepribadian adalah organisasi faktor-faktor biologis, psikologis, dan sosiologis yang mendasari perilaku seseorang.

Dari pengertian yang diungkapkan oleh para ahli di atas, dapat kita simpulkan secara sederhana bahwa yang dimaksud kepribadian (personality) merupakan ciri-ciri dan sifat-sifat khas yang mewakili sikap atau tabiat seseorang, yang mencakup pola - pola pemikiran dan perasaan, konsep diri, dan mentalitas yang umumnya sejalan dengan kebiasaan umum.

2.2  Faktor-faktor yang  mempengaruhi kepribadian

Faktor-faktor yang mempengaruhi kepribadian antara lain:

1.        Faktor Biologis.

 Faktor biologis merupakan faktor yang berhubungan dengan keadaan jasmani, atau seringkali pula disebut faktor fisiologis seperti keadaan genetik, pencernaan, pernafasaan, peredaran darah, kelenjar-kelenjar, saraf, tinggi badan, berat badan, dan sebagainya.

2.         Faktor Sosial.

Faktor sosial yang dimaksud di sini adalah masyarakat ; yakni manusia-manusia lain disekitar individu yang bersangkutan. Termasuk juga kedalam faktor sosial adalah tradisi-tradisi, adat istiadat, peraturan-peraturan, bahasa, dan sebagainya yang berlaku dimasyarakat itu.

3.        Faktor Kebudayaan

Perkembangan dan pembentukan kepribadian pada diri masing-masing orang tidak dapat dipisahkan dari kebudayaan masyarakat di mana seseorang itu dibesarkan. Beberapa aspek kebudayaanyang sangat mempengaruhi perkembangan dan pembentukan kepribadian antara lain:

a.         Nilai-nilai (Values)Di dalam setiap kebudayaan terdapat nilai-nilai hidup yang dijunjung tinggi oleh manusia-manusia yang hidup dalam kebudayaan itu. Untuk dapat diterima sebagai anggota suatu masyarakat, kita harus memiliki kepribadian yang selaras dengan kebudayaan yang berlaku di masyarakat itu.

b.      Adat dan Tradisi.

Adat dan tradisi yang berlaku disuatu daerah, di samping menentukan nilai-nilai yang harus ditaati oleh anggota-anggotanya, juga menentukan pula cara-cara bertindak dan bertingkah laku yang akan berdampak pada kepribadian seseorang.

c.       Pengetahuan dan Keterampilan.

Tinggi rendahnya pengetahuan dan keterampilan seseorang atau suatu masyarakat mencerminkan pula tinggi rendahnya kebudayaan masyarakat itu. Makin tinggi kebudayaan suatu masyarakat makin berkembang pula sikap hidup dan cara-cara kehidupannya.

d.      Bahasa

Di samping faktor-faktor kebudayaan yang telah diuraikan di atas, bahasa merupakan salah satu faktor yang turut menentukan ciri-ciri khas dari suatu kebudayaan. Bahasa merupakan alat komunikasi dan alat berpikir yang dapat menunjukkan bagaimana seseorang itu bersikap, bertindak dan bereaksi serta bergaul dengan orang lain.

2.3 Cara menjadi Sekertaris Profesional

Cara-cara menjadi sekertaris Profesional:

a)        Memiliki kepribadian yang baik sekretaris Seorang sekretaris bukan hanya harus berpenampilan menarik, tapi juga harus memiliki kepribadian yang baik. Seorang sekretaris profesional harus ramah, baik, dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada bos saja, tapi sekretaris juga harus menunjukkan kepribadian yang baik kepada relasi atau kawan sekantor.

b)        Memiliki etika yang baik Selain memiliki kepribadian yang baik, seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik. Etika yang baik itu, seperti baik dalam hal berbicara, makan, duduk, dan lain sebagainya. Etika yang baik itu harus dimiliki oleh seorang sekretaris karena berkaitan dengan citra perusahaan.

c)        Pandai bicara di depan publik Terkadang, sekretaris diminta untuk menemani pemimpin untuk melakukan presentasi menggantikan dirinya. Untuk itu, seorang sekretaris harus bisa belajar bicara yang baik di depan publik atau pada saat meeting.

d)       Membuat citra baik untuk perusahaan Citra perusahaan merupakan hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris merupakan tangan kanan sang pemimpin perusahaan, dirinya harus menampilkan citra perusahaan yang baik. Buatlah citra perusahaan baik di hadapan perusahaan yang lain atau publik.

e)        Pandai menjaga rahasia Seorang sekretaris terkadang juga diberi kepercayaan oleh pemimpin untuk mengetahui dan menjaga rahasia perusahaan. Hal tersebut dikarenakan sekretaris selalu berhubungan dan mengetahui apapun yang dikerjakan oleh sang pemimpin. Untuk itu, seorang sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi pemimpin.

f)         Mengerti teknologi Seorang sekretaris bukan hanya pandai berdandan, tapi harus juga mengerti teknologi. Dengan mengerti teknologi tentunya akan memudahkan seorang sekretaris untuk mendapatkan informasi, menerima atau mengirim email, dan lain sebagainya.

g)        Mengerti accounting dan pembukuan Sekretaris juga harus mengerti accounting dan pembukuan. Hal tersebut harus dikuasai agar bisa melakukan pembukuan kantor. Dengan menguasai hal tersebut, tentunya Anda bisa menjadi seorang sekretaris profesional.

h)        Harus bisa bahasa asing Menguasai bahasa asing menjadi nilai tambah jika dimiliki oleh seorang sekretaris. Terkadang, atasan meminta seorang sekretaris untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.

2.4 Sekretaris dan Kesekretarisan
            Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatyan operasional perusahaan.
            Kesekretarisan adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi dicapai dengan lancar.
1). Kedudukan dan Peran Sekretaris

Sekretaris organisasi bertindak sebagai Kepala Sekretariat yang mempunyai wewenang membuat rencana, membuat keputusan, mengorganisir bawahan dan sarananya, melakukan pengawasan, memberi perintah, menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik, melakukan pengarahan, penyempurnaan organisasi dan tata kerja.

2).  Syarat-syarat Seorang Sekretaris
            Sebagai pembantu pimpinan, seorang sekretaris harus memiliki syarat-syarat tertentu agar seorang sekretaris dapat melaksanakan perkerjaan sebaik-baiknya. Adapun syarat-syarat yang harus dimiliki untuk menjadi sekretaris adalah:
1. Syarat Kepribadian
            Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu.
Adapun kepribadian yang harus dimiliki Sekertaris Efektif  adalah:

a)      Memiliki kepribadian yang baik dan menarik

b)      loyalitas dan dedikasi yang tinggi.

c)      ketekunan, ketelitian, kerapian, kejelihan, kejujuran, keterbukaan, kesabaran, keramah tamahan serta bertanggung jawab.

d)     Penampilan diri yang baik.

e)      Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia.

f)        Dapat bijaksana terhadap orang lain.

g)      Memiliki ingatan yang baik.

h)      Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain.

2. Syarat pengetahuan
Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:
a. Syarat pengetahuan umum
            Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan kebudayaan yang dapat mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya:

·          Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta menguasai beberap bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki pengetahuan ekstra

·          Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta susunan personil.

·          Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.

·         Memiliki pengetahuan umum yang luas.
b. Syarat pengetahuan khusus
            Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan sebagainya.

3.  Syarat keahlian
            Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya, keterampilan itu meliputi:
a. Mampu menyusun laporan
b. Mampu berkorespondensi
c. Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya
d. Teknik tata penyimpanan arsip
e. Teknik berkomunikasi lewat telepon
f. Menulis cepat dengan steno
g. Teknik mengetik sura

3).  Peranan Sekretaris
            Pada dasarnya setiap sekretaris mempunyai peranan yang sama, yaitu membantu kelancaran pelaksanaan tugas-tugas pimpinan. Dalam melaksanakan tugas tersebut, seorang sekretaris bukan hanya berhubungan dengan pimpinannya saja melainkan juga dengan klien perusahaan, karyawan lain, juga dengan pekerjaan yang ditekuninya. Adapun peranan sekretaris adalah sebagai berikut:

Ø   Sekretaris sebagai duta.
            Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan profesional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan masyarakat tersebut.

Ø  Sekretaris sebagai pintu gerbang
            Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu, untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekretaris terlebih dahulu.

Ø  Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan.
            Di sini sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya. Misalnya; membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan merasa betah.

Ø  Sekretaris sebagai humas.
Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan kerja, lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung melalui telepon, atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan perusahaan apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik dengan seseorang atau lembaga lain.

4). Tugas-tugas  Sekertaris

      Tugas sekertaris dapat dikelompokkan menjadi 8 macam sebagai berikut:

a)      Tugas-tugas rutin, yaitu tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus, perhatian khusus ataupun pengawasan khusus

b)      Tugas-tugas Khusus, yaitu  tugas-tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dengan penyelesaiannya secara khusus dengan diminta pendapatnya, pertimbangan dan pengalannya.

c)      Tugas-tugas istimewa,  yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan.

d)     Tugas-tugas resepsionis

Tugas resepsionis antara lain:

·         Menerima dan menjawab telfon serta mencatat pesan-pesan lewat telfon

·         Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan

·         Mencatat janji-janji untuk pimpinan

·         Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.

e)      Tugs keuangan

§  Menangani urusan keuangan pimpinan dengan bank,

§  Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan

§  Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk kehidupan sehari-hari.

f)       Tugas social

ü  Mengurus rumah tangga kantor pimpinan.

ü  Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.

g)      Tugas isidental

Ø  Menyediakan agenda rapat, menyiapkan laoran, pidato atau pertanyaan pimpinan.

Ø  Membuat ikhtisar dari berita0berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur dan lain sebagainya dengan kepentingan perusahaan.

Ø  Mengoreksi bahan-bahan catatan seperti brosur, undangan, prospectus, formulir dan daftar yang komsep pimpinan, mewakili pempinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.

h)      Tugas sekertaris dalam bisiness meeting

Tugas sekertaris yang cukup berat dan melelahkan adalah mengorganisir suatu pertemuan.

2.5  Peran sekertaris perusahaan

            Meskipun tida ada dua orang sekertaris yang mengerjakan tugas yang sama praktis yang mengerjakan tugas yang sama praktis, pada dasarnya mereka mempunyai peran yang sama, yaitu membantu kelancaran pelaksanaan tugas-tugas pimpinan. Dalam melaksanakan tugas-tugas tersebut, seorang sekertaris bukan hanya berhubungan dengan pimpinannya saja, tetapi juga dengan klien prusahaan, karyawan lain.

A.      Hubungan sekertaris dengan pimpinan

Sifat utama yang paling mendasar dari pekerjaan sekertaris adalah harus berhubungan langsung dengan pimpinan atas dasar saling percaya. Sekertaris diharapkan melakukan segala tindakan yang menunjang rencana dan langkah-langkah pimpinan demi suksesnya rencana perusahaan.

Hal-hal yang disukai dan mengerti harapan pmpinan kepada sekertarisnya:

1.      Cara menerima kritik

Belajar menerima kritik dengan senang hati, karena kritik menunjukkan jalan kearah perbaikan dan kemajuan. Manfaatkan setiap saran yang diberikan pimpinan.

2.      Tugas pelayanan untuk pimpinan

Hal yang sering tidak disadari oleh seorang sekertaris baru ialah, bahwa seorang pimpinan bukan tokoh sempurna. Pimpinan adalah  seorang manusia biasa dan wajar lengkap dengan segala kelebihan dan kekurangannya.orang yang  mudah marah atau tidak sabar mungkin mempunyai sisi lain yang positif. Sebaiknya sekertaris mencari segi positif  yang menyenangkan dari watak pmpinandan melaja menyesuaikan diri.

Untuk mengetahui kebiasaan dan kesukaan pimpinan,  pertama-tama yang harus sekertaris lakukan pada saat memulai suatu pekerjaan baru ialah mecari hal-hal yang disukai pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan yang rutin dikantor

3.      Meperoleh kepercayaan pimpinan

a.       Memperhatikan kebijakan perusahaan

b.      Mendukung kebijakan pimpinan

c.       Menekan rasa ingin dianggap serbatau