BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Diera globlalisasi ini etika sangat
diperlukan bagi setiap orang. Terutama dalam lingkungan kerja,profesi sebagai
sekretaris sangat membutuhkan sekali etika. Karena orang banyak berpandangan
sebelah mata mengenai seorang sekretaris. Padahal tugas seorang sekretaris tak
semudah yang dibayangkan. Banyak orang yang beranggapan bahwa seoarang
sekretaris hanya bermodalkan penampilan,padahal dibalik itu seorang sekretaris
menjadi salah satu tangan kanan suksesnya perusahaan. Dalam menggapai dunia
kerja yang semakin pesat persaingannya tentu peran etika sangat dibutuhkan.
Agar dapat bekerja sama dengan pihak lain,dengan etika yang baik tentu mendapat
penilaian yang baii juga bagi orang lain. Etika yang baik dapat menumbuhkan
rasa percaya orang terhadap kita,kita mampu beretika baik berarti mampu menjadi
orang yang ternilai tinggi baiknya. Peran etika bagi seorang sekretaris dapat
menjujung perjalinan kerja sama antar pihak lain dalm hal ini menarik pihak
lain untuk menjadi kawan kita dalam bekerja. Etika tak hanya dilakukan dalam
dunia kerja tetai dalam kehidupan sehari –hari.
1.2
Tujuan
1)
Agar mengetahui
arti etika dan profesi
2)
Agar mengetahui
peran etika profesi bagi sekretaris
3)
Agar mengetahui syarat
kepribadian sekretaris
4)
Agar mengetahui
tantangan,hambatan etika profesi sekretaris
1.3
Manfaat
1)
mengetahui arti
etika dan profesi
2)
mengetahui peran
etika profesi bagi sekretaris
3)
mengetahui
syarat kepribadian sekretaris
4)
mengetahui
tantangan,hambatan etika profesi sekretaris
1.4 Rumusan Masalah
1.
apa pengertian
etika dan profesi
2.
apa peran etika
profesi bagi sekretaris
3.
apa syarat
kepribadian sekretaris
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian,Etika,Profesi, Etika
Profesi
A. Etika
adalah ilmu tentang apa yang baik dan apa yang buruk dan tentang hak dan
kewajiban moral dan etika membahas
tentang bagaimana dan mengapa kita mengikuti suatu ajaran moral tertentu atau
bagaimana kita mengambil sikap yang bertanggung jawab
B. Profesi adalah suatu hal yang harus di barengi
dengan keahlian dan etika. Profesi juga membutuhkan pelatihan dan penguasaan
khusus terhadap suatu pengetahuan khusus
C. Etika profesi telah dimengerti oleh banyak
orang bahwa sesuatu hal yang berkaitan dengan bidang yang sangat dipengaruhi
oleh pendidikandan keahlian,sehingga banyak orang yang bekerja tetap sesuai
Untuk
menjadi sekretaris yang baik,maka ada beberapa sikap pokok yang harus dipunyai
oleh seorang sekretaris,misalnya
a. Ketelitian
b. Pertimbangan
yang baik
c. Menyelesaikan
pekerjaan secara sempurna
d. Panjang
akal
e. Penuh
inisiatif – kebaikan hati
f. Taktis
g. Bijaksana
h. Kesetiaan
i.
Obyektif
Seorang sekretaris yang baik dalam
perbuatan dan dalam melaksankan tugas pekerjaan akan bertindak hati-hati,teliti,dan penuh
pertimbangan. Disamping itu bagi seorang sekretaris haruslah mempunyai sifat
setia dalam arti solidaritas tinggi kepada profesinya,kepada tugas
pekerjaan,pimpinan atau organisasi.
2.2 Syarat sekretaris dalam hal ini
berkaitan dengan etika profesi
a. Sikap kepribadian dibagi menjadi
a)
Sifat-sifat
mental adalah kemampuan seseorang dalam menghadapi berbagai persoalan dan
bernagai macam tantangan dalam melaksanankn tugasnya. Dengan demikian maka
diperluakn seorang sekretaris yang memiliki sikap ketelitisn,penuh inisiatif
dan kreatif dan kemampuan menyesuaikan diri.
b)
Kemampuan
berbicara mengumgkapkan ide-ide kepada piahak lain dengan menpergunakan bahasa
yang dapat diterima dan dimengerti oleh pihak lain.. kemampuan berbicara bagi
seorang sekretaris yang mutlak diperlukan. Untuk memiliki kemampuan tersebut
ada bebersps faktor yaitu :
ü Suara
ü Ekspresi
ü Gaya bicara(jelas,tidak monoton,cukup didengar)
ü Perbendaharaan bahasa
ü Tidak sanggup
b. Sikap tingkah laku
Tugas seorang sekretaris selalu berhubungsn dengan
orang lain yang berhubungan dengan pimpinan atau atasannya. Sikap dan tingkah
laku yang dapat mencerminkan kepribadian diantaranya adalah
a)
Sopan santun.
Kesopanan adalah tata karma yang harus diniliki keramahtamahan menunjukkan budi
luhur seseorang. Sopan merupakan sarana untuk mendapatkan pengakuan antar sesama.
Karena tugas sekretaris selalu berhubungan dan berkomunikasi maka sopan santun
mutlak harus dimiliki oleh sekretaris
b)
Dapat dipercaya.
Kejujuran adalah syarat mutlak yang diperlukan bagi seorang sekretaris untuk
menujukkan kepercayaan itu ditunjukksn dengan suatu tindakan-tindakan dan
perbuatan yang nyata ini berlaku untuk semua bentuk pekerjaan selamanya.
Untuk
menjadi sekretaris yang baik,maka ada beberapa sikap pokok yang harus dipunyai
oleh seorang sekretaris,misalnya
a. Ketelitian
b. Pertimbangan
yang baik
c. Menyelesaikan
pekerjaan secara sempurna
d. Panjang
akal
e. Penuh
inisiatif – kebaikan hati
f. Taktis
g. Bijaksana
h. Kesetiaan
i.
Obyektif
Seorang sekretaris yang baik dalam
perbuatan dan dalam melaksankan tugas pekerjaan akan bertindak hati-hati,teliti,dan penuh
pertimbangan. Disamping itu bagi seorang sekretaris haruslah mempunyai sifat
setia dalam arti solidaritas tinggi kepada profesinya,kepada tugas
pekerjaan,pimpinan atau organisasi.
2.3 Etika Profesi Sekretaris
Seorang sekretaris yang baik akan selalu
berkomunikasi dengan sipa saja dan berusaha membuat kesan yang paling
menyenangkan,sehingga menguntungkan bagi diri sendiri dan bagi organisasinya.
Tugas utama bagi seorang sekretaris membuat surat ,memelihara arsip,dan
menerima tamu.Dalam menerima tamu harus bersikap ramah dan bersahabat,
bijaksaria,sopan dan menunjukan sikap bersedia membantu. Harus up to date
mengenai urusan pimpinan dengan kontak dari pihak luar, kalau kunjungan seorang
tamu bertalian dengan salah satu urusan harus dapat menangani masalah dengan
baik dan tepat. Tamu yang datang dapat dikelompokkan menjadi dua kategori,
misalnya
a)
Mereka yang
datang atas dasar perjanjian
b)
Mereka yang
datang tanpa perjanjian lebih dulu
Sekretaris yang baik tetap bersikap
sopan kepada tamu. Hubungan sekretaris dan pimpinan harus merupakan team yang
ikatannya kuat,sehingga harus tahu mana tamu yang perlu mendapat perhatian
seksama dan dimana kunjungan yang harus segera diakhiri.
a)
Kunjungan dengan
janji lebih dahulu
Bantulah yang datang
atas perjanjian lebih dahulu.
b)
Tamu yang datang
tanpa perjanjian,.
Harus dilayani,bersikap
sopan meskipun tak ada perjanjian.
Sebagai sekretaris mesikun pimpinan
tidak ada harus bisa menjadi wakil pimpinan,dalam melakukan ini ,harus selalu
berusaha agar tidak memberikan kesan seakan-akan anda orang penting. Harus
bijaksana menanyakan tentang nama,alamat dan maksud kedatangan tamu.bila tidak
dapat menangani sendiri anda harus memberitahu pimpinan tentang kedatangan secepat
mungkin. Jangan mengambil keputusan sendiri.Untuk setiap wawancara , seorang
sekretaris harus selalu membuat catatan ringkasan. Ini sangat penting sebagai
informasi untuk sekretaris sendiri juga
pimpinan. Disamping ini catatlah kedatangan seua tamu dalam buku harian.Oleh
sebab itu sebagai sekretaris kunci utama dalam melayani tamu ialah kesopanan.
Sebagai missal, ketika seorang sekretaris sedang berkomunikasi lewat telepon.
Cara menelpson yang menyenangkan dan efesien sangat berpengaruh terhadap nilai
seseorang sekretaris yang baik.sikap hormat dan ramah dalam menelpon bersikap
wajar dan ramah dalm pembicaraan telepon seakan-akan anda berhadapan muka .anda
harus tulus dan mau mendengarkan apa yang dikatakan oleh orang yang berbicara
dengan anda.Suara seorang sekretaris, berarti mewakili suara pimpinan. Sikap
sekretaris mencerminkan pimpinan dan perusahaan. Kalau seorang sekretaris
bekerja di kantor yang terbuka, jangan lupa bawa orang lain bekerja di sekitar
anda. Pembicaraan telepon dengan suara keras akan mengganggu rekan sekerja, ini
harus di hindarkan. Etika di dalam menggunakan telepon yaitu antara lain :
-
Pakailah cara
bicara yang baik
-
Kesopanan dalam
menerima telepon
-
Cara memberikan
keterangan
-
Cara menerima
telepon interlokal
-
Mengakihiri
pembicaraan telepon
-
Cara-cara
mencatat pesan
-
Cara menstransfer
telepon
Etika
profesi skretaris meliputi
A. Cara berbusana
a.
Waktu
b.
Keadaan
c.
Iklim
d.
Bahan,warna dan
mtif
e.
Kosmetuk
f.
Aesorisi
B. Cara berbicara
a.
Jangan ceroboh
b.
Jangan
menyinggung perasaan orang lain
c.
Jangan memperbincangkan
msalah pribadi
d.
Jangan gemar
memuji diri sendiri
e.
Hindari gossip
f.
Jamgan memotong
pembicaran
g.
Jangan
memperbeasarkan masalah spele
C. Cara mendengar
Usahakan pembicaraan orang lain disengar dengan
cermat ,kemudian disaring dan dipilih dan ditarik kesimpulan tentang pokok
masalah yang dikemukakan
D. Cara dudduk
a.
Atur badan
sedemikian rupa,agar tidak lelah,bosan
b.
Khusus wanita
jaga agar lutut tetap berdekatan
c.
Menyilang kaki
d.
Hilangkan
kebiasaan menggerak-gerakkan kaki
e.
Jangan dududk
melorot kebawah dan kepala bersandar
E. Cara berjalan
a. Jangan menyeret sepatu
b. Jaga keseimbangan badan,usahakan jaln jangan
dibuat-buat
c. Tujukkan ekspresi jalan tanda percaya diri
d. Menggunakan tangga escalator pria lebih dulu
daripada wanita,dan jika turun wanita terlabih dahulu
F.
Cara minum dan
makan
a. Sedgera menyesuaikan diri dengan kondidi dan situasi
b. Pilih dan ambil keburuhan sesuai denagn kebtuhan
c. Sesuakan irama maakan tidak terburu-buru dan jangan
terlalu lambat
d. Hianfarkan prilaku seperti orang kelapan atau
berpura-pura kenyang
2.4 Sikap Profesional Sekretaris
Sikap professional dapat memiliki
seseorang jika ia memahami dan menghargai konsep-konsep pemahaman serta
apresiasi akan konsep tersebut. Untuk mengingatkan daya saing internasional
kita dalam pasaran dunia, tidak mungkin lagi kita sekedar menggantungkan diri
pada sumber daya materi saja. Diperlukan langkah yang lebih canggih yaitu
mengembangkan kemampuan daya saing internasioal ciptaan manusia. Bagaimanakah
sikap yang professional itu bagi seorang sekretaris? Untuk itu dapat
digambarkan sebgai berikut :
Seseorang yang bersikap
professional, dalam menjalankan tugas sehari-hari missal :
-
Mempromosikan
dan mengembangkan kepentingan suatu kelompok/organisasi diatas kepentingan
pribadinya.
-
Berfikir dan
bertindak secara rasional dengan memanfaatkan ilmu pengetahuan yang
dimilikinya, baik teknis maupun umum. Seorang sekretaris selalu bekerja di
bawah tekanan baik pihak atasannya maupun dari pihak luar.
-
Melakukan
komunikasi melalui saling pengertian dan bukannya instruksi atau ia tidak
mempunyai kekuasaan sendiri. Jadi komunikasi yang bersifat dirinya adalah
,memilih langkah-langkah komunikasi yang bersifat persuasive,bukan memerintah,
mengancam dsb .
-
Harus corret,
punya keberanian untuk berbeda pendapat kadang-kadang atasan tidak sadar bahwa
langkah yang dipilihnya tidak tepat, dan kerap kali terjadi pula bahwa
sekretaris , mungkin karena institusi wanitanya, dapat merasakan bahwa langkah
tersebut kurang sesuai hal yang correct bagi sekretaris untuk mengemukan
pendapatnya, sekalipun itu mungkin sekali bertentangan dengan pendapat atasan.
-
Memiliki
integritas professional tinggi khusus bagi sekretaris hendaknya pandai-pandai
menyimpan info-info confidential khas perusahaan / organisasi, karena ialah
seorang yang paling begitu dituntut dari jabatan sekretaris? Bergumul dengan
hal-hal yang secret dari perusahaan
2.5 Manfaat ,Tantangan, Hambatan Etika
Profesi
Manfaat kesempatan yaitu : kemampuan teknis merupakan
kesulitan yang paling mudah ditangani. Mengikuti berbagai kursus penyegaran,
seminar atau lokakarya bisa membantu menambah pengetahuan, bertukar pikiran
dengan teman-teman seprofesi atau mengambungakan diri dalam organisasi profesi
dapat mengatasi hambatan-hambatan teknis yang muncul dalam bekerja.
Meningkatan kegiatan yang ada hubungannya dengan
pekerjaan berarti setiap memanfaatkan setiap kesempatan yang ada. Kesempatan
ikut seminar atau program pelatihan (training) di dalam atau diluar negeri
seyogyanya ditekuni dengan sungguh-sungguh jadi, jangan menyia-nyiakan watku
dengan bersenang-senang saja.
Kesempatan datangnya
memang tidak dapat di duga, maka perlu mempersiapkan diri setiap saat, untuk
menangkap kesempatan tersebut.
Kesempatan-kesempatan
yang ada harus dianggap sebagai tantangan, misalnya jika suatu kali terpaksa
pindah kantor ini sesungguhnya merupakan tantangan untuk menyusaikan diri dan
menujukan prestasi.
2.5.1 Tantanngan
Hasil kerja seseorang amat tergantung pada cara
mengendalikan kekuatan kekurangan yang ada dalam diri sendiri. Onsiatif untuk
turut aktif dalam bidang-bidang tugas lain sering berarti bahwa harus ada
kesediaan untuk bekerja secara sukarela.
Seorang sekreetaris
mempunyai keterkaitan dan hubungan dengan berbagai pihak, yang paling pentting
dan tidak bisa dipisah dari seorang sekretaris ialah atasan. Fungsi atasan
bukan hanya penting dala kaitan dengan tugas sehari-hari, tapi juga dalam
psrgalanan karir sekretaris.
Seorang sekretaris
diharapkan mampu berinsiatif menangani dan ikut serta dalam proyek yang di
bebankan pada atasan tanpa harus diingetkan, bahwa sekretarislah selalu melapor
pada pimpinanya.
Selain itu sekretaris seyogyanya memiliki sifat-sifat
tertentu sehubungan dengan jabatanmya, antara lain yaitu :
-
Harus bersikap sopan santun
-
Senang mebantu
-
Mampu bertenggang rasa
-
Bertindak dalam bijaksana dalam
memnghadapi parar relasi,tamu,klien,maupun langgan perusahaan.
Berbagai
criteria yang diharapkan ari sekretaris tersebut menunjukan bahwa cukup sulit
menyandang tugas pembantu atasan, semakin banyak bertanggunng jawab atasan
berat pula beban sekretaris. Alhasil sekretaris tak harus selamanya jadi
sekretaris kalau mau ia bisa juga jadi boss.
2.6
Kepribadian Sekertaris
Kepribadian adalah karakteristik pisikologo seseorang
yang menentukan dan merfleksikanbagaimana seseorang merspons lingkunannya,
termasuk didalamnya berbagai atribut, sifat, dan tindakan yang membedakannya
dengan orang lain. Kepribadian berarti keseluruhan sifat watak manusia yang
baik maupun tidak.
a.
GOOD APPEARANCE (PENAMPILAN YANG BAIK)
Penampilan adalah
bagian dari bagian atau cermin dari seseorang. Penanpilan yang baik tidak hanya
dinilai dari luar saja secara fisik, tetapi juga dari dalam.penampilan sejati
yang berasal dari dalam diri Anda akan memancar pada orang lain lewat sifat,
tindakan, perbuatan, dan tingkah laku. Dengan memperhatikan penanpilan luar dan
dalam maka secara tidak langsung juga akan mempengaruhi kepribadian dan
pembawaan diri seseorang ketika berinteraksi dengan orang lain.
b.
GOOD BEHAVIOR (TINGKAH LAKU YANG BAIK)
Good behavior berarti
tingkah laku yang baik. Setiap sikap atau gerak gerik mempunyai nilai yang
beraneka ragam. Seorang sekertaris dituntut oleh suatu norma tertulis atau tidak
tertulis, untuk sikap yang menyenangkan, “nice person” kepa orang lain dalam
perusahan demi terwujudnya kerja tim yang baik.hindari sikap-sikap yang membawa
kegagalan dalam pekerjaan seperti arogasi, selalu ingin menjadi pusat
perhatian, bersikap sesuai mood, selalu curiga terhadap orang lain, sulit
berkomunikasi dengan orang lain, selalu ingin berbeda, dan sebagainya.sedangkan
tingkah laku yang harus dipertahankan
adalah tanggung jawab buat orang lain, tidak takut bekerja keras, selalu
bersikap posotif, bekerja sungguh-sungguh, gerak cepat, menghormati rekan kerja
lainnya, rela dikritik, dan sebagainya.
c.
GOOD CHARACTER(KARAKTER ATAU SIKAP YANG
BAIK)
Pekerjaan sekertaris
delam hubungannya dengan pimpinan dan perusahaan tempat ia bekerja dituntut
untuk memiliki karakter atau sifat yang baik dalam pergaulannya. Seorang
sekertaris harus memiliki motivasi diri yang kuat, kreatif, pekera keras, suka
bekerja dengan teratur, rapi, tekun, serius, sistematis murah senyum,tulis
tidak menonjolkan diri, terbuka atas saran dan kritik orang lai,dan sebagainya.
Tentunya karakter tersebut ditunjukkan bukan hanya di depan pimpinan tapi juga
dengan oaring-orang di sekelilingnya.
d.
GOOD CAPABILITY (KECAKAPAN ATAU
KEMEMPUAN YANG BAIK)
Secara umum kemampuan
individu atau kapasitas para individu untuk melaksanakan berbagai tugas dan
aktivitas dalam suatu pekerjaan/jabatan. Kemampuan individu mencakup kemampuan
teknikal dan social. kemampuan teknikal adalah kopetensi fungsional individu
atau kemampuan teknis sedangkan kemampuan social adalah kompetensi fungsional
social. Kecakapan atau kemampuan sangat dibutuhkan dalam melakukan segala
pekerjaan, oleh karena itu sekertaris harus berusaha meningkatkan kemampuannya
untuk menunjang kelancaran pekerjaan atau pengembangan oranisasinya. Seorang
sekertaris harus mempunyai kemampuan intelektual, skill serta kemampuan teknis.
PENUTUP
3.1
Simpulan
Nilai etika tidak hanya milik satu ataupun
dua orang saja atau golongantertentu saja tetapi semua masyarakat. Salah
satunya sebagai sekretaris,nilai etika sangat diperlukan dalam menunjang karir
kerja. Etika sangat diperlukan dalam masalah kesopanan karena sebagai wanita
yang berperan penting sikapa dalam berettika yang baik sangat diperlukan.
Sebagai sekretaris yang professional etika menjadi salh satu factor yang harus
diterapkan dalam kantor maupun dalam masyarakat.
DAFTAR PUSTAKA
Caroline F.Ch. Lawalata
Tarmudji,Tarsis.1997.Etika Profesi Untuk Sekretaris.Muara
daya:Semarang
